Groupware

Groupware 

adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya.


Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Secara umum groupware dibagi menjadi 3 level yaitu:

1. Level 1 Groupware product: SupportingCommunications

     a. Mendukung Asynchronous Communications, merupakan produk

groupware yang mendukung komunikasi satu arah, dimana melibatkan

urutan operasional tanpa hubungan waktu yang teratur dan dapat

diprediksi. Aplikasi ini tidak bergantung pada waktu dimana seluruh

pemakai bisa mengakses ke sistem dan melakukan komunikasi antar

mereka disesuaikan dengan waktunya masing-masing. Contoh produk ini

adalah e-mail, listservs, bulletin boards, calendaring, group document

handling dan virtual office software.

     b. Mendukung Synchronous Communications, merupakan produk

groupware yang mendukung komunikasi dua arah, dimana urutan 

operasional memiliki hubungan waktu yang teratur. Aplikasi seperti ini

berjalan yang berjalan secara real time dimana seluruh pemakai bisa

berkomunikasi pada waktu yang sama. Contoh produknya adalah instant

messaging and chatsessions dan desktop video conferencing.

2. Level 2 Groupware Product: Mendukung Group Process, adalah hardware dan

software yang memberikan nilai tambah pada proses group komunikasi dengan

tambahan fungsi-fungsi tertentu. Contoh produknya yaitu group support systems

dan distance learning.

3. Level 3 Groupware Product: Mendukung Software Agents.

Groupware adalah kategori software aplikasi yang umum yang menggabungkan

berbagai jenis fitur dan fungsi software untuk memfasilitasi kerja sama. Beberapa fitur

dan fungsi yang disediakan aplikasi groupware adalah:

     1. Internet Phone, adalah sebuah aplikasi yang memungkinkan setiap pengguna

yang terkoneksi dalam jaringan dapat berbicara (bertelepon) dengan pengguna

lainya dengan menggunakan komputer yang telah dilekapi dengan sound card

dan microphone.

     2. Application Sharing, adalah sebuah aplikasi yang memungkinkan menggunakan

seuatu program aplikasi secara bersama-sama dengan pengguna lain pada

jaringan network tersebut.

     3. Clipboard Sharing, adalah sebuah aplikasi yang akan mengcopy sebuah objek ke

dalam clipboard yang kemudian dapat diambil oleh pengguna lainya yang

terhubung dengan jaringan tersebut.

     4. Transfer File, adalah sebuah aplikasi yang dapat mengirimkan file atau dokumen

ke satu orang pengguna atau beberapa pengguna sekaligus yang tergabung dalam

sebuah jaringan komputer.

     5. Whiteboard, adalah sebuah aplikasi yang menggunakan sarana gambar untuk

berkolaborasi. Semua pengguna bisa berpartisipasi dalam proses pembuatan

gambar. Hasil setiap perubahan pada gambar akan terlihat secara langsung di

komputer masing-masing.

     6. Chatting, adalah sebuah aplikasi yang memnungkinkan seluruh pengguna

melakukan percakapan secara langsung dengan menggunakan teks.

     7. Audio and Video Conference, adalah sebuah aplikasi untuk berkomunikasi atau

bercakap-cakap dengan audio (suara) dan video (gambar) secara langsung

(realtime).

     8. Workflow System, adalah sebuah sistem aplikasi yang melakukan bisnis proses

secara otomatis dan didesign secara khusus untuk melakukan pengontrolan alur

dokumen dari masing-masing pegawai atau antar bagian dari suatu perusahaan .

     Teknologi groupware akan meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja

karyawan yang hasil akhirnya akan meningkatkan pendapatan dan pertumbuhan

perusahaan. Penggunaan teknologi ini akan merubah sistem dan kultur bisnis

perusahaan, oleh sebab itu perlu adanya perencanaan yang baik dan kehati-hatian

terutama pada tingkat user yang akan merubah kebiasaan kerjanya. Dalam penerapan

teknologi ini, hal-hal yang perlu dipersiapkan adalah;

1. Local Area Network (LAN), LAN adalah sebuah jaringan beberapa komputer

yang terhubung di dalam suatu lokasi tertentu. Semua komputer dalam LAN

saling berhubungan dan mengakses sumberdaya-sumberdaya yang ada dalam

komputer lainnya. Sumberdaya yang dimaksud disini bisa berupa data di server,

data pada komputer lain, printer, perferal lain yang bisa digunakan secara share.

2. Kebutuhan software. Software yang digunakan akan di install pada komputer

server dan komputer client.

3. Penyiapan Organiware. Yang termasuk dalam organiware adalah penyiapan

struktur organisasi baru sebagai konsekwensi dari perubahan proses bisnis yang

berjalan, mungkin akan ada sebuah jabatan, bagian atau fungsi yang hilang, atau

mungkin ada jabatan baru bagian baru dan fungsi baru. Selain itu dalam

organiware juga harus disiapkan sebuah proses sistem kerja yang baru

disesuikan dengan penggunaan teknologi yang ada. Perubahan prosedur

mencakup didalamnya penyiapan data, perekaman data, pemrosesan data dan

pengamanan data.

4. Penyiapan Brainware. User akhir dalam hal ini karyawan harus diberikan bekal

pengetahuan untuk menjalankan teknologi groupware ini.

Decision Support System

Definisi Sistem Pendukung Keputusan /Decision Support System

Adalah sebuah sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi terstruktur.
Definisi secara spesifik
Adalah sebuah sistem yang mendukung seorang manajer atau kelompok manajer yang jumlahnya relatif kecil yang bekerja sebagai tim pemecah masalah untuk mengatasi masalah-masalah semi terstruktur dengan menyediakan informasi atau dengan membuat saran-saran tentang keputusan yang spesifik.
Jenis keputusan menurut Herbert A. Simon :

1. Keputusan Terprogram : 1. bersifat rutin dan berulang , 2. memiliki prosedur yang ditentukan
2. Keputusan Yang tidak Terprogram : 1. bersifat baru dan tidak terstruktur , 2. tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini.

Kedua jenis keputusan tersebut bersifat rangkaian kesatuan (kontinu)
Tahap-tahap Pengambilan Keputusan menurut Herbert A. Simon :

1. Intelligence Activity / tahapan penyelidikan : mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki
2. Design activity / tahapan perancangan : menemukan, mengembangkan dan manganalisis berbagai kemungkinan tindakan yang dapat diambil
3. Choice activity / tahapan pemilihan : memilih satu rangkaian tindakan dari beberapa yang tersedia
4. Review  activity / tahapan implementasi : menilai pilihan-pilihan yang lalu

Karakteristik dan kemampuan Sistem Pendukung Keputusan / DSS

1. DSS mendukung para pengambil keputusan, khususnya dalam hal keputusan yang tidak terstruktur atau semi terstruktur, yang dipadukan secara bersama dengan kebijaksanaan dan informasi hasil pengolah data.
2. DSS mendukung berbagai tingkat manajemen, baik manajemen puncak, madya maupun bawah dalam lingkup perusahaan atau organisasi.
3. DSS mendukung individu atau kelompok dalam perusahaan atau organisasi
4. DSS mendukung seluruh tahapan dalam pengambilan kelutusan mulai dari tahap penyelidikan (Intelligence activity), perancangan (design activity), pemilihan (choice activity) dan implementasi (review activity).
5. DSS dapat digunakan secara interaktif oleh para pemakai, fleksibel, meiliki fasilitas untuk menyajikan informasi dalam bentuk grafik
6. DSS meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan dalam hal kualitas, akurasi, ketepatan waktu daripada meningkatkan edeiseinsi seperti biaya dalam pengambilan keputusan, alokasi baya untuk penyiapan jadwal pengolahan database
7. DSS mendukung dan bukan menggantikan peran pengambilan keputusan. pengambil keputusan dapat memberikan rekomendasi berdasarkan alternatif solusi pemecahan masalah yang disediakn oleh DSS.

Konsep DSS
1. Gorry & Scott Morton menciptakan DSS pada tahun 1971 sekitar 10 tahun setelah terkenalnya SIM
2. Jenis keputusan dikaitkan dengan struktur masalah

• masalah terstruktur dapat dipecahkan dengan algoritma & aturan keputusan
• masalah tidak terstruktur tidak memiliki struktur didalam tahap-tahap Simon
• masalah semi terstruktur memiliki struktur pada satu atau dua tahap Simon

Jenis-jenis DSS menurut Alter
1. Pada tahun 1976 Steven ALter, mahasiswa tingkat Doctor berdasarkan matriks Gorry & Scott Morton

• mengembangkan suatu taksonomi yang terdiri dari 6 tipe DSS
• berdasarkan studi terhadap 56 DSS

2. mengklasifikasikan DSS atas dasar tingkat dukungan pemecahan masalah
Tingkat-tingkat DSS menurut Alter :
1. Tingkat dukungan pemecahan masalah dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi

• mengambil elemen-elemen informasi
• menganalisa seluruh file
• menyiapkan laporan dari berbagai file
• memperkirakan akibat keputusan
• mengusulkan keputusan
• ‘membuat keputusan

Pentingnya penelitian yang dilakukan Alter :

• mendukung konsep pengembangan sistem yang ditujukan untuk keputusan-keputusan tertentu
• menjelaskan bahwa DSS tidak terbatas pada jenis aplikasi tertentu.

Tiga Tujuan DSS

1. membantu memecahkan masalah semi terstruktur
2. mendukung bukan menggantikan manajer
3. meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan daripada efisiensi

Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision Support Systems)

1. Sistem yang berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (atau tujuan) bersama dan menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama
2. digunakan untuk pemecahan masalah
3. bidang yang berhubungan : electronic meeting system (EMS), computer supported cooperative work (CSCW), group support system (GSS), Group ware

Kontribusi GDSS untuk pemecahan masalah

1. komunikasi yang lebih baik
2. diskusi lebih fokus pada masalah
3. lebih menghemat waktu

Pengaturan lingkungan GDSS

1. Synchronous exchange  : anggota bertemu pada saat yang sama, misalnya committee meeting
2. Asynchronous exchange : anggota bertemu pada waktu yang berbeda, misalnya melalui e-mail.
3. Partisipasi lebih seimbang

Group ware

1. Fungsi-fungsi : e-mail, fax, voice messaging, internet access
2. Lotus Notes : produk groupware yang terkenal, menangani data yang penting bagi manajer